INSTRUÇÃO NORMATIVA N 02, DE 06 DE MARÇO DE 2025.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE RONDÔNIA, no exercício das atribuições conferidas pelo art. 14 do Regimento Interno,

Considerando a necessidade de aprimoramento da governança e da gestão das contratações públicas;

Considerando o disposto na Lei n. 14.133, de 1° de abril de 2021, que estabelece normas gerais de licitação e contratação para as Administrações Públicas diretas, autárquicas e fundacionais da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios;

Considerando a Resolução CNJ n. 347, de 13 de outubro de 2020, que dispõe sobre a Política de Governança das Contratações Públicas no Poder Judiciário;

Considerando as regras da Resolução TSE n. 23.702, de 9 de junho de 2022, que dispõe sobre a Política de Governança das contratações na Justiça Eleitoral;

Considerando a Resolução TRE-RO n. 42/2023, que dispõe sobre a Política de Governança das contratações no âmbito da Tribunal Regional Eleitoral de Rondônia e estabelece o Plano de Contratações Anual como instrumento de governança das contratações públicas do órgão, Resolve:

 

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

 

Art. 1º Regulamenta o Plano de Contratações Anual (PCA) como instrumento de governança e planejamento das contratações no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral de Rondônia (TRE-RO) e dispõe sobre sua elaboração, atualização, aprovação, execução, acompanhamento e monitoramento.

§1º O PCA é uma ferramenta de planejamento e controle dos processos de contratação que será elaborado e gerenciado conforme as diretrizes estabelecidas nesta Instrução Normativa, tendo por objetivos:

I – realizar o planejamento das contratações para o ano subsequente, para dar maior previsibilidade das demandas com vistas à eficiência e à qualidade do gasto público e mapear potenciais riscos;

II – racionalizar as contratações das unidades demandantes, agregando, sempre que possível, demandas referentes a objetos de mesma natureza;

III – definir as prioridades de contratações pelas unidades demandantes;

IV – subsidiar a elaboração da proposta orçamentária;

V – assegurar o alinhamento das contratações às necessidades do TRE-RO, para contribuir com o alcance dos objetivos e metas do Plano Estratégico e do Plano de Logística Sustentável (PLS);

VI – elaborar e otimizar o calendário de contratações, com distribuição das demandas no decorrer do exercício, evitando-se, sempre que possível, a concentração de procedimentos licitatórios em determinados períodos;

VII – acompanhar o cumprimento dos prazos e responsabilidades das unidades envolvidas na instrução processual para concluir as contratações no tempo e na qualidade desejados;

VIII – permitir uma visão sistêmica sobre todas as demandas de contratação para mitigar riscos de fracionamentos de despesas;

IX – possibilitar a transparência dos gastos e sinalizar intenções ao mercado fornecedor, de forma a aumentar o diálogo potencial com o mercado e incrementar a competitividade.

§ 2º O PCA é formado pelas demandas de bens e serviços de quaisquer natureza necessárias para o exercício subsequente, realizadas por procedimento licitatório, dispensa e inexigibilidade de licitação, relacionadas aos orçamentos ordinários, eleitorais e de outros projetos.

§ 3º O Plano de Contratações de Soluções de TIC é um instrumento prévio norteador das aquisições de bens, serviços, e soluções de TIC que o Tribunal pretende contratar e integrará o PCA regulado por esta norma.

 

Seção I

Das Definições

 

Art. 2º Para fins deste normativo, são adotadas as seguintes definições:

I – Plano de Contratações Anual (PCA): instrumento de governança, elaborado anualmente com a participação das gestoras e gestores das unidades demandantes do Tribunal, contendo todas as contratações que se pretende realizar ou prorrogar no exercício subsequente, com o objetivo de racionalizar as contratações, garantir o alinhamento com o planejamento estratégico do Tribunal e subsidiar a elaboração da lei orçamentária, entre outros;

II – Contratação: aquisição de bens e de serviços de quaisquer natureza;

II – Demandas: necessidades de bens e serviços decorrentes do interesse público;

III – Documento de Formalização de Demandas (DFD): documento que inicia a elaboração do PCA com as demandas de cada unidade;

IV – Documento de Formalização da Demanda da Contratação (DFDC): artefato inaugural do processo de contratação;

V – Unidade Demandante: unidade do Tribunal responsável pelo DFD e pelo DFDC;

VI – Comitê de Contratações: órgão colegiado que tem como uma de suas competências definir as demandas que formarão o PCA para submetê-lo à deliberação da Presidência do Tribunal;

VII – SIASG: Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais;

VIII – GOVPLAN: ferramenta informatizada externa, contratada pelo Tribunal para auxiliar na elaboração e gerenciamento do PCA, integrada ao Portal Nacional de Compras Públicas (PNCP), permitindo assim sua divulgação no referido portal da Administração Pública.

 

Seção II

Das Diretrizes

 

Art. 3º As contratações do Tribunal serão precedidas de planejamento, devidamente alinhado com o Planejamento Estratégico, com o Plano de Logística Sustentável (PLS) e com a elaboração da proposta orçamentária do exercício seguinte.

Art. 4º São diretrizes do planejamento das contratações:

I – estimular a adoção de práticas que garantam a maior eficiência dos processos de trabalho, a celeridade da tramitação processual e a gestão de riscos;

II – garantir a presença do Estudo Técnico Preliminar (ETP), quando exigível, no processo de contratação, para evidenciar as medidas para a escolha da melhor solução;

III – realizar contratações com critérios e práticas de sustentabilidade;

IV – efetuar compras compartilhadas visando a economia de escala; e

V – garantir a integridade, a conformidade legal e a transparência dos procedimentos e dos resultados da gestão.

VI - garantir a padronização e a integração na gestão das contratações, com o uso de tecnologias digitais;

VII - observar as condutas éticas na gestão das contratações, conforme normativos internos.

 

CAPÍTULO II

DA ELABORAÇÃO DO PLANO DE CONTRATAÇÕES ANUAL (PCA)

 

Art. 5º O PCA será elaborado anualmente, com início no primeiro bimestre do exercício anterior ao de sua vigência e execução, com o cumprimento das seguintes etapas no ano de sua elaboração:

I – versão preliminar, aprovada e publicada até 30 de abril;

II – versão final, aprovada e publicada até 30 de outubro.

Parágrafo único. O PCA será aprovado pela autoridade competente, após seu alinhamento com a Lei Orçamentária Anual, com publicação até 15 (quinze) dias após a sua aprovação.

Art. 6º Cada unidade demandante deve informar por meio do Documento de Formalização de Demanda (DFD) as demandas de contratação para o exercício subsequente, contemplando:

I – as novas demandas;

II – as demandas contratadas não passíveis de prorrogação, porém necessárias;

III – aquelas demandas que, embora o contrato admita dilação do prazo de execução, a unidade não pretenda prorrogar;

IV – aquelas que se pretende prorrogar.

Parágrafo único. Podem ser registradas, de forma agrupada os objeto de mesma natureza.

Art. 7º O PCA deve ser elaborado observando:

I – a vinculação das demandas aos objetivos, aos indicadores e às metas do plano de logística sustentável;

II – os objetivos estratégicos cujos resultados possam ser alcançados com o produto das contratações realizadas;

III – o alinhamento com os demais planos setoriais das unidades;

IV – os resultados a serem alcançados;

V – os programas ou as ações orçamentárias com os quais as demandas estejam alinhadas.

 

Seção I

Do Documento de Formalização de Demandas

 

Art. 8º A elaboração do PCA iniciará com o preenchimento do Documento de Formalização de Demanda (DFD) pelas unidades unidades demandantes.

§ 1º O DFD deverá conter as seguintes informações que constarão no PCA:

I – sigla da unidade demandante;

II – nome do gestor da contratação;

III – descrição sucinta do objeto;

IV – indicação da categoria do objeto (material, serviço, serviço de engenharia, obra, solução de TIC ou locação de imóvel);

V – código do objeto no catálogo de material ou serviço (CATMAT/CATSER) do SIASG;

VI – justificativa sucinta da necessidade da contratação;

VII – unidade de medida do fornecimento;

VIII – quantidade a ser contratada;

IX – indicação de nova contratação ou prorrogação de contratação existente;

X – estimativa preliminar do valor total da contratação ou da prorrogação contratual, com indicativo do valor relativo ao exercício de execução do plano anual de contratações, para subsídio da proposta orçamentária;

XI – estimativa preliminar do valor da contratação ou da prorrogação, para o exercício de execução do PCA;

XII – indicação da ação orçamentária (ordinário, eleição ou outro);

XIII – indicação do plano interno orçamentário;

XIV – grau de prioridade da contratação, graduado em BAIXO, MÉDIO e ALTO, de acordo com critérios estabelecidos neste normativo;

XV – indicação da data pretendida para a celebração do contrato;

XVI – indicação da possibilidade de compartilhamento da contratação;

XVII – alinhamento com o Plano Estratégico do tribunal, com indicação de quais objetivos ou estratégias a contratação atenderá;

XVIII – alinhamento com o Plano de Logística Sustentável do tribunal, com indicação de quais objetivos, indicadores ou metas a contratação atenderá;

XVIX - descrição de prejuízos decorrentes da não efetivação da contratação ou de seu atraso.

§ 2º As unidades que possuírem demandas que configurem solução de TIC deverão informá-las à Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação (STIC), para agregá-las ao Plano de Contratações de TIC, que compõe o PCA.

 

Seção II

Da Dispensa de Registro no PCA

 

Art. 9º Ficam dispensadas de registro no PCA:

I – as informações classificadas como sigilosas, nos termos do disposto na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, ou abrangidas pelas demais hipóteses legais de sigilo;

II – as contratações realizadas por meio de concessão de suprimento de fundos, nas hipóteses previstas no art. 45 do Decreto nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986;

III – as hipóteses previstas no art. 75, incisos VI, VII e VIII, da Lei nº 14.133, de 2021;

IV – as pequenas compras e a prestação de serviços de pronto pagamento, de que trata o art. 95, § 2º, da Lei nº 14.133, de 2021;

V – contratações cuja vigência não precisará ser prorrogada no exercício financeiro subsequente;

VI - ações de capacitação de pessoal.

 

Seção III

Dos Procedimentos e Prazos para Elaboração do PCA

 

Art. 10. Para elaboração da versão preliminar do PCA do ano subsequente, a Secretaria de Administração, Orçamento, Finanças e Contabilidade (SAOFC) encaminhará às unidades demandantes, na segunda quinzena de janeiro, processo SEI específico solicitando o preenchimento dos DFDs.

§ 1º Os DFDs serão enviados à SAOFC até o final da primeira quinzena de fevereiro, que os remeterá, no prazo de 5 (cinco) dias, para análise e aprovação pelas Secretárias ou Secretários das respectivas unidades demandantes.

§ 2º Aprovados os DFDs, as Secretárias ou Secretários os enviarão à SAOFC até o último dia útil do mês de fevereiro.

Art. 11. Recebidos os DFDs aprovados pelas Secretárias ou Secretários, o Núcleo de Apoio à Gestão de Administração, Orçamento, Finanças e Contabilidade (NUAGEAOFC) consolidará as informações, elaborará a versão preliminar do PCA e a submeterá à análise do Comitê de Contratações para deliberação até o término da primeira quinzena de março.

Art. 12. Após a validação da versão preliminar pelo Comitê de Contratações, o PCA será submetido à manifestação da Diretoria-Geral e aprovação pela Presidência do TRE-RO.

§ 1º Eventuais alterações na versão preliminar do PCA, sugeridas pela Diretoria-Geral ou pela Presidência, serão encaminhadas ao Comitê de Contratações para análise, ajustes e reenvio para aprovação em 5 (cinco) dias.

§ 2º A aprovação pela Presidência ocorrerá até o término da primeira quinzena de abril.

Art. 13. Após a aprovação do orçamento do Tribunal, será elaborada a versão final do PCA, conduzida pela SAOFC, ocasião em que as unidades demandantes farão os ajustes necessários na versão preliminar, com eventual inclusão ou exclusão de itens, alteração de datas, valores e demais informações, com o devido alinhamento aos limites orçamentários aprovados para o exercício seguinte.

§ 1º As unidades demandantes deverão se manifestar em até 10 dias com a apresentação das alterações a serem promovidas ou manutenção das demandas.

§ 2º Os dados informados serão consolidados pelo NUAGEAOFC para construção da versão final do PCA, que será submetida à avaliação e validação pelo Comitê de Contratações em até 10 dias.

Art. 14. Após a validação pelo Comitê de Contratações, o PCA será submetido à manifestação da Diretoria-Geral e aprovação pela Presidência do Tribunal.

§ 1º Eventuais alterações, sugeridas pela Diretoria-Geral ou pela Presidência, serão encaminhadas ao Comitê de Contratações para análise, ajustes e reenvio para aprovação em 5 (cinco) dias.

§ 2º A avaliação e aprovação pela Presidência ocorrerá até o término da primeira quinzena de outubro.

Art. 15. As contratações que não dispuserem de recursos orçamentários poderão permanecer no PCA e executadas mediante disponibilidade orçamentária.

 

Seção IV

Da Priorização das Demandas e do Calendário de Contratações

 

Art. 16. O ordenamento das demandas do PCA será realizado a partir dos DFDs apresentados pelas unidades demandantes e deve considerar:

I – a classificação por grau de prioridade da contratação;

II – a data indicada como prevista para a celebração do contrato;

III – o valor previsto da contratação.

Art. 17. Para fins de enquadramento do grau de prioridade de que trata o artigo anterior, será considerada, dentre outros critérios identificados pelas unidades gestoras:

I – prioridade alta: contratações ligadas às eleições, à segurança da informação, à continuidade de serviços essenciais, aos projetos estratégicos do Tribunal ou cuja ausência importará em danos à realização da missão do Órgão;

II – prioridade média: contratações cuja falta acarrete prejuízos ao bom andamento da estrutura administrativa ou operacional do Tribunal;

III – prioridade baixa: contratações que poderão ser executadas em médio e longo prazo, cuja falta não cause prejuízos às atividades administrativas e operacionais do órgão.

Art. 18. Em caso de contigenciamento orçamentário que limite o empenho de despesas ou de outras situações que exijam a priorização de contratações, deverá ser considerada a seguinte ordem de prioridade, observada a graduação estabelecida no artigo anterior:

I – serviços continuados essenciais ao funcionamento das unidades administrativas e judiciárias do Tribunal e os relacionados à segurança da informação e à gestão estratégica do órgão;

II – serviços associados diretamente às atividades finalísticas e estratégicas do Tribunal e aquisições a eles relacionadas;

III – serviços de manutenção predial e de infraestrutura e sustentação de sistemas e aquisições relacionadas a esses serviços;

IV – serviços auxiliares administrativos;

V – demais serviços e aquisições destinadas ao atendimento das atividades finalísticas.

Art. 19. A partir da data informada no PCA como prevista para a celebração do contrato, será elaborado o calendário anual das contratações, estabelecendo-se os seguintes prazos mínimos para entrega dos artefatos da fase de planejamento das contratações:

I – para contratações por licitação:

a) Documento de Formalização da Demanda da Contratação (DFDC), inaugural do processo da contratação: 180 (cento e oitenta) dias;

b) Estudo Técnico Preliminar: 150 (cento e cinquenta) dias;

c) Termo de Referência ou Projeto Básico: 130 (cento e trinta) dias.

§ 1º No caso de contratações cujos históricos de instrução processual retratem prazos superiores aos definidos, caberá à unidade demandante iniciar a instrução processual com a antecedência necessária, a fim de evitar descontinuidade na prestação do serviço ou fornecimento do bem.

II – para contratações diretas:

a) Documento de Formalização da Demanda da Contratação (DFDC), inaugural do processo da contratação: 90 (noventa) dias;

b) Estudo Técnico Preliminar: 75 (setenta e cinco) dias;

c) Termo de Referência ou Projeto Básico: 65 (sessenta e cinco) dias;

III – o envio da instrução processual para prorrogações contratuais terá antecedência mínima de 70 (setenta) dias da data consignada para início da nova vigência, informada no PCA.

Art. 20. Os prazos do artigo anterior aplicam-se para o PCA em execução e para o PCA do exercício seguinte.

Parágrafo único. As unidades que participam do processo de contratação devem atuar diligentemente com a finalidade de que todas as contratações estejam concluídas, com contratos assinados ou instrumentos que o substituam, com antecedência mínima de 15 dias da data definida no PCA para a celebração do contrato.

 

CAPÍTULO III

DA COMPATIBILIZAÇÃO DA DEMANDA

 

Art. 21. Os artefatos da contratação indicarão obrigatoriamente os itens correspondentes às demandas no PCA do ano ao qual está vinculado.

Art. 22. Os processos de contratações com as demandas do PCA serão enviados ao gabinete da SAOFC nos prazos estabelecidos no artigo 19.

Parágrafo Único. Demandas enviadas fora dos prazos estabelecidos deverão ser instruídas com justificativa fundamentada.

 

Seção I

Das Demandas Não Previstas no PCA

 

Art. 23. Contratações não previstas no PCA, se não enquadradas nas hipóteses do art. 9º, podem ser excepcionalmente realizadas mediante autorização:

I – da Secretária ou Secretário da SAOFC, para valores previstos inferiores aos limites definidos pelos incisos I e II do artigo 75 da Lei nº 14.133/2021, podendo ser ouvida a Diretoria-Geral previamente à deliberação; e,

II – da Diretora-Geral ou Diretor-Geral, para valores previstos superiores aos limites indicados no inciso anterior, podendo ser ouvido o Comitê de Contratações previamente à deliberação.

Art. 24. Para a autorização prevista no caput, deverão ser atendidos, no mínimo, os seguintes requisitos:

I – justificativa da unidade demandante, com as razões da não inclusão da demanda no PCA;

II – existência de disponibilidade orçamentária para suprir a demanda pretendida, exceto quando se tratar de Sistema de Registro de Preços.

 

CAPÍTULO IV

DAS ATUALIZAÇÕES DO PLANO DE CONTRATAÇÕES ANUAL EM EXECUÇÃO

 

Art. 25. O PCA poderá ser atualizado no ano de sua execução para seu alinhamento aos créditos orçamentários adicionais autorizados pelo Tribunal Superior Eleitoral (TSE).

§ 1º A SAOFC solicitará que as unidades demandantes adequem suas demandas, se for o caso, estabelecendo prazos para respostas.

§ 2º As informações serão consolidadas pelo NUAGEAOFC e submetidas à validação do Comitê de Contratações.

§ 3º O PCA atualizado e validado pelo Comitê de Contratações será encaminhado à Diretoria Geral para avaliação, manifestação e submissão para aprovação pela Presidência.

§ 4º Eventuais alterações no PCA atualizado sugeridas pela Diretoria Geral ou pela Presidência, serão encaminhadas ao Comitê de Contratações para análise, ajustes e reenvio, em até 5 dias, para aprovação pela Presidência.

 

CAPÍTULO V

DO ACOMPANHAMENTO DA EXECUÇÃO DO PLANO DE CONTRATAÇÕES ANUAL

 

Art. 26. O NUAGEAOFC acompanhará a execução das demandas do PCA, com interações junto às unidades demandantes sempre que necessário.

§ 1º A partir de julho do ano da execução do PCA o NUAGEAOFC elaborará relatórios trimestrais de risco de não contratação das demandas até o término do exercício.

§ 2º Os relatórios serão submetidos à Diretoria-Geral.

§ 3º A SAOFC comunicará, sempre que necessário, à Diretoria-Geral, as dificuldades para o efetivo cumprimento do PCA.

 

 

CAPÍTULO VI

DA AFERIÇÃO E AVALIAÇÃO DA EFETIVIDADE DO PCA

 

Art. 27. As unidades demandantes e as envolvidas no processo de contratação devem zelar pelo fiel cumprimento do PCA e suas disposições.

Parágrafo único. O NUAGEAOFC fará o monitoramento da execução do PCA e identificará potenciais riscos de atrasos nos processos de contratações.

Art. 28. A Coordenadoria de Material e Patrimônio (COMAP) fará o acompanhamento dos processos de contratação para extração de dados estatísticos que possibilitem o monitoramento dos seguintes indicadores de desempenho:

I – percentual de execução do PCA;

II – quantidade de contratações previstas no PCA e não realizadas;

III – quantidade de contratações realizadas não previstas no PCA;

IV – quantidade de contratações concluídas no prazo planejado;

V – quantidade de contratações sustentáveis e seu percentual em relação às contratações realizadas;

VI – quantidade de contratações compartilhadas e seu percentual em relação às contratações realizadas;

VII – quantidade de contratações realizadas por modalidade e percentuais em relação às contratações realizadas;

VIII – quantidade de licitações desertas, fracassadas, repetidas, anuladas e revogadas e os percentuais em relação às contratações realizadas.

§ 1º Para a extração dos dados estatísticos serão observados os critérios definidos em norma própria deste Tribunal.

§ 2º O marco processual para apuração dos indicadores de desempenho será a adjudicação do objeto.

§ 3º Até o dia 28 de fevereiro do ano subsequente, o NUAGEAOFC publicará na página de transparência do Tribunal relatório gerencial com os indicadores e resultados da execução, controle e monitoramento do PCA.

§ 4º Ao final do ano de vigência do PCA, as contratações não realizadas serão justificadas e, se ainda necessárias, incorporadas ao plano de contratações do ano subsequente.

Art. 29. O Comitê de contratações se reunirá em março do ano subsquente ao da execução do PCA para avaliar e sugerir medidas com vistas à melhoria dos índices de efetividade.

 

CAPÍTULO V

DA PUBLICAÇÃO

 

Art. 30. O Plano de Contratações Anual do TRE-RO e as atualizações serão publicados em seu sítio eletrônico e divulgado no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP).

Parágrafo único. As publicações e divulgações do PCA serão feitas pelo NUAGEAOFC.

 

CAPÍTULO VI

DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

 

Art. 31. A Administração capacitará os agentes públicos das áreas envolvidas nas contratações acerca dos temas e das disciplinas contidas nesta Instrução Normativa.

Art. 32. A partir do PCA de 2025 será utilizada a ferramenta informatizada externa denominada GOVPLAN, cuja licença de uso foi contratada para auxílio na elaboração, alteração, acompanhamento e monitoramento do PCA e do calendário de contratações.

Parágrafo único. Eventual alteração de ferramenta informalizada será autorizada por meio de Portaria expedida pela Diretoria-Geral.

Art. 33. As disposições desta Instrução Normativa serão aplicadas sem prejuízo da observância de normas específicas referentes à matéria.

Art. 34. Poderão ser editadas normas complementares necessárias à execução desta Instrução Normativa.

Art. 35. Os casos omissos serão resolvidos pela Diretoria-Geral.

Art. 36. Revoga-se a Portaria TRE-RO nº 534/2015 - PRES na data de entrada em vigor desta Instrução Normativa.

Art. 37. Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação.

Porto Velho, 06 de março de 2025.

Desembargador DANIEL RIBEIRO LAGOS

Presidente