PORTARIA N. 08, DE 18 DE JANEIRO DE 2024.

No entanto, embora a classificação, avaliação, seleção e descarte seja realizada por meio do trabalho multidisciplinar da Comissão Permanente de Avaliação Documental e pela Seção de Arquivo do Tribunal ainda se requer a implementação da descrição arquivística dos documentos de guarda permanente e de caráter histórico.

A Resolução CNJ n. 324/2020 que institui diretrizes e normas de gestão de memória e de gestão documental determina que os tribunais adotem repositório arquivístico digital confiável:

“Art. 34. Para fins de preservação digital, os órgãos do Poder Judiciário adotarão repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq), desenvolvido como software livre, gratuito e de código aberto, projetado para manter os dados em padrões de preservação digital e o acesso em longo prazo.”

As soluções aprovadas pelo Tribunal Regional Eleitoral de Rondônia para a implantação do RDC-Arq foram o Archivematica e o Atom. Ferramentas que irão capturar as informações dos representantes digitais do acervo permanente do Tribunal.

O Archivematica, segundo a Artefactual, desenvolvedora líder do produto, é um conjunto integrado de ferramentas de software de código aberto que permite que os usuários processem objetos digitais desde o ingresso até o acesso, em conformidade com o modelo funcional ISO-OAIS. Usuários monitoram e controlam a ingestão, a preservação e o processamento dos microsserviços através de um painel baseado na web. O Archivematica usa o METS, PREMIS, Dublin Core, a especificação BagIt da Library of Congress e outras normas reconhecidos para gerar Pacotes de Informações de Arquivamento (AIPs) confiáveis, autênticos, seguros e independentes do sistema para armazenamento em seu repositório preferido.

A ferramenta Atom, que significa Access to Memory, é uma aplicação open source, baseada na web, para descrições arquivísticas. É pautada em padrões e o acesso pode ser realizado em vários idiomas. São softwares livres, gratuitos e de código aberto, projetados para manter os dados em padrões de preservação digital e o acesso a longo prazo, integrados aos sistemas de gestão documental e com plataforma de acesso.

Nesse passo, a unidade de gestão documental do Tribunal, após a instalação do sistema Atom e Arquivemática, elaborou criterioso levantamento e estudo no sentido de selecionar os documentos considerados permanentes produzidos pelo órgão custodiador.

Preliminarmente, os documentos selecionados para preservação no repositório foram: Regimentos internos (atual e histórico), Regulamentos da Secretária do Tribunal (atual e histórico), Resoluções de caráter normativo, portarias e instruções também de cunho normativo, catalogados de acordo com o ano de produção. Além disso foram selecionados os discursos e termos de posse dos presidentes desde a criação do Tribunal em 1982. Foram considerados ainda a ata de instalação e criação do TRE- RO, as atas de sessões solenes de posse de desembargadores e diplomação de candidatos.

Para construção do Quadro de Arranjo implementado no sistema Atom, estabeleceu-se no nível 1 o Fundo do Tribunal Regional Eleitoral de Rondônia, no nível 2 as Seções (estruturas administrativas) dispostas nas unidades: Presidência, Corregedoria, Direção Geral, Secretarias e Zonas Eleitorais. No tocante ao nível 3 as séries foram dispostas em alinhamento com a classificação de documentos estabelecidos no Plano de Classificação Documental do TRE, conforme quadro abaixo: