RESOLUÇÃO N. 38/2016

O Tribunal Regional Eleitoral de Rondônia, no uso das atribuições que lhes são conferidas pelo seu Regimento Interno (Resolução TRE/RO n. 36 de 10 de dezembro de 2009);

considerando que o art. 216, § 2º, da Constituição Federal estabelece que cabe à administração pública a gestão da documentação governamental e as providências necessárias para franquear a sua consulta a quantos dela necessitem;

considerando o que determina a Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;

considerando o disposto na Recomendação CNJ n. 37, de 15 de agosto de 2011, no sentido da observância, pelos Tribunais, das normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – PRONAME e de seus instrumentos;

considerando o disposto na Resolução TSE n. 23.379, de 1º de março de 2012, sobre o Programa de Gestão Documental, o Sistema de Arquivos, o Fundo Histórico Arquivístico e o Comitê de Gestão Documental no âmbito da Justiça Eleitoral;

considerando que o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos são essenciais para a racionalização e o controle de documentos que tramitam na Justiça Eleitoral; e

considerando a conclusão dos estudos realizados nos autos do PA n. 099/2014/SAOFC, pela Comissão de Avaliação Documental do TRE/RO (CPAD), nomeada através da Portaria n. 585 de 19 de fevereiro de 2015, resolve:

 

CAPÍTULO I

DA GESTÃO DOCUMENTAL

 

Art. 1º Instituir o Programa de Gestão de Documentos no âmbito da Justiça Eleitoral de Rondônia.

§ 1º Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a eliminação ou recolhimento destes para guarda permanente.

§ 2º Para qualificar o processamento técnico dos documentos e o tratamento das informações, os documentos deste Tribunal e das Zonas Eleitorais distinguem-se em:

I - correntes, assim entendidos os que estejam em curso, ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes;

II - intermediários, os que não sendo de uso frequente, por razões de interesse administrativo ou por precaução legal, mantêm-se guardados até a destinação final, podendo ser a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente;

III - permanentes os de conteúdo de valor histórico, probatório e informativo que devam ser definitivamente preservados.

§ 3º Compete à seção de arquivo, unidade responsável pela avaliação documental, pela organização do acervo arquivístico e pelo acesso aos documentos sob sua guarda, coordenar a gestão de documentos.

Art. 2º No âmbito da Justiça Eleitoral de Rondônia, o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo serão instituídos mediante ato normativo expedido pela Presidência do Tribunal.

Art. 3º O Plano de Classificação Documental (PCD) e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TDD) devem prever a eliminação sistemática e criteriosa, dentro de parâmetros estritamente legais, de documentos obsoletos que tenham expirado o tempo de tramitação ou guarda dentro das unidades do Tribunal.

§ 1º Nenhum documento de natureza arquivística poderá ser descartado, destruído, transferido ou recolhido antes de ser classificado conforme o PCD e avaliado conforme a TDD aprovados.

§ 2º Os documentos de guarda permanente deste Tribunal e das Zonas Eleitorais integram o Fundo Histórico da Justiça Eleitoral (FHJE) e deverão ser preservados adequadamente em caráter definitivo.

§ 3º Os prazos mencionados na Tabela de Temporalidade contam-se da data da produção do documento.

Art. 4º O Tribunal terá uma Comissão Permanente de Avaliação Documental, constituída por ato da Presidência, com a seguinte composição:

I - o Chefe da Seção de Arquivo;

II - o titular da Coordenadoria de Jurisprudência e Documentação, representando a Secretaria Judiciária e de Gestão da Informação;

III - um representante das demais Secretarias;

IV - um representante da Presidência;

V - um representante da Corregedoria Regional Eleitoral;

VI - um representante da Diretoria Geral;

VII - um representante de uma das Zonas Eleitorais da Capital.

§ 1º Na composição da Comissão será considerado, preferencialmente, o disposto no inciso VIII, “d”, da Recomendação CNJ n. 37, de 15 de agosto de 2011.

§ 2º Poderão ser indicados a participar da Comissão, temporariamente, servidores de outras unidades referidas nos documentos a serem avaliados ou ainda profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação.

Art. 5º Compete à CPAD:

I - propor à Administração ações para o aprimoramento do programa de Gestão Documental;

II - avaliar a possibilidade de migração para o Arquivo Central de documentos oriundos das unidades da Secretaria do Tribunal e dos cartórios eleitorais;

III - elaborar um plano de capacitação continuada visando a qualificação dos servidores vinculados à área de gestão documental;

IV - analisar e aprovar os editais de eliminação de documentos dos cartórios eleitorais e acompanhar os procedimentos de eliminação dos documentos nele contemplados;

V - promover a eliminação de documentos da Secretaria do Tribunal;

VI - reunir-se ordinariamente uma vez por ano com a finalidade de revisar o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e, extraordinariamente, a qualquer tempo, quando convocada pelo Presidente, Secretário ou metade de seus membros.

 

CAPÍTULO II

DA ELIMINAÇÃO E DESCARTE DE DOCUMENTOS E PROCESSOS

 

Art. 6º No âmbito da Secretaria do Tribunal o descarte de documentos será realizado pela Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) e nas Zonas Eleitorais pelos Chefes de Cartório, observando-se as normas dispostas em Instrução Normativa da Presidência.

Art. 7º A eliminação de documentos institucionais realizar-se-á uma vez ao ano, mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, por meio de reciclagem do material descartado, ficando autorizada a sua destinação a programas de natureza social.

Parágrafo único. Os documentos a serem eliminados deverão ser descaracterizados ou inutilizados por meio da trituração ou de outro procedimento que impeça a identificação do seu conteúdo.

 

CAPÍTULO III

DISPOSIÇÕES FINAIS

 

Art. 8º A avaliação e a destinação dos documentos administrativos e autos processuais findos criados em suporte digital deverão obedecer aos critérios previstos nos instrumentos definidos nesta resolução, no que couber.

Art. 9º A gestão de documentos digitais adotará requisitos funcionais, requisitos não funcionais e metadados estabelecidos no MoReq-Jus.

Art. 10. À Secretaria de Tecnologia da Informação cumpre apresentar à Administração políticas de continuidade em caso de indisponibilidade de recursos tecnológicos vitais para a gestão de documento, bem assim políticas de segurança que garantam a qualidade e inviolabilidade dos dados e arquivos armazenados digitalmente.

Art. 11. Para os fins de descarte de documentos fica facultada a utilização da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos constante do Anexo II, da Resolução TRE-RO n. 55/2000, pelo período de 6 (seis) meses, a partir da publicação desta Resolução.

Art. 12. Caberá ao Diretor-Geral zelar pelo cumprimento desta norma, fornecendo as condições materiais para a sua aplicação.

Art. 13. Fica revogada a Resolução n. 55, de 26 de outubro de 2000.

Art. 14. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

 Porto Velho-RO, 1º de setembro de 2016.

 

 Desembargador ROWILSON TEIXEIRA – Presidente e Relator

 Desembargador WALTER WALTENBERG SILVA JUNIOR – Vice-Presidente e Corregedor Regional Eleitoral

 Juiz JORGE LUIZ DE MOURA GURGEL DO AMARAL

 Juiz JUACY DOS SANTOS LOURA JUNIOR

Juíza JAQUELINE CONESUQUE GURGEL DO AMARAL

 Juiz GLODNER LUIZ PAULETTO

 Juiz ARMANDO REIGOTA FERREIRA FILHO

 LEONARDO SAMPAIO DE ALMEIDA – Procurador Regional Eleitoral

 

 

Este texto não substitui o publicado em 05/09/2016, no Diário Eletrônico da Justiça Eleitoral N 166, Pag. 12/15.